作者：Simon Mui 梅品和，CLECSS创办人，CBLA旅美中国律师协会董事，美国斯坦福商学院管理硕士，美国圣路易斯华盛顿大学法律博士，纽约/英国/香港律师，多年国际律师事务所和上市公司经验

引言

法律人写作应该是最严谨的，偏偏我们常常看到很多年轻法律人的简历，申请信一两页纸就有不少错误。甚至入职后，法律文件上仍是有不少错误。以前我刚入律所时，那位律所合伙人就跟我说无论多复杂的文件，你给我的文件草稿每页纸不能超过一个错误，发出去的文件更是要零错误。所以日后自己写文件时都格外小心。

其实，书写错误，来来去去就是那几种情况。我们做个Checklist，小心审阅文件后发出去就可以。

入职前– 例如简历，申请信

以下是常见的书写错误：

常见问题	解决方法
你写申请信或电邮，第一封申请信写了Mr. A, 到第二封申请信应该是Mr. B, 但你忘记修改，仍写Mr. A。估计对方收到这样的申请信，就不会考虑你的申请。	每一个文件或电邮应视之为独立，虽然你可以用模板，也可以Copy & Paste, 但每次书写文件，都需要对它有种“独立的尊重”。每次小心审阅才发出去。
很多时候，中文版简历可以，英文简历可以，就是两边不一致。例如中文写你2015年5月入职某律所，但英文版写你2015年6月入职某律所。这样给人的印象很不好。	这个道理跟会计师看财务报表一样，往往Balance Sheet，需要各方面一致才能Balance，否则就会出错。所以你应该视中文版和英文版为同一文件，整体一同审阅。
是否官方名字？很多时候中文版写中国的东西的名称是对的，英文版写外国的东西也是对的。但英文版写中国的东西，或中文版写外国的东西，很多时候自己翻译过来，并非其官方名称。例如Washington University in St. Louis 很多人写了“华盛顿大学圣路易斯分校”，这个写法是错误的。	每次遇到“英文版写中国的东西，或中文版写外国的东西”的情况，都需要在网上搜索一下，确保你写的是官方写法。

入职后– 正式法律文件

常见问题	解决方法
最常见的错误是Cross Reference时，某些条款的Number已动，但其它条款没有改过来。例如某条款已从第8.1条改为第7.1条，但另外一些条款提到这个条款时，你仍写第8.1 条。	刚才的情况，如果本身的第7条删掉，干脆就留空第7条，原来的第8条仍是第8条。这样就确保不需要做太多改动。
人名或公司名字对不上。有时见过一些年轻律师做文件，前面第一页的Parties跟签字页的Signing Parties 都不一样。有些轻微的错处，例如有时候写Limited，有时候些Ltd. 。其实人和公司都有官方文件，上面写什么就什么。	写名字永远要格外小心，官方文件写什么就什么，不能做“差不多先生”。
日期，金额等。比较常见的情况是，到了2017，仍写2016；或干脆不写年份，这样过了几年后你写“4月12日”，就不知道指的哪一年。金额要注意“多少个零”，尤其是写英文时，没有“亿”的单位，大家记得Billion 是“十亿”，不要弄错。	日期跟名字一样，需要非常严谨，是什么就是什么。金额中英文都要核对几遍，确保那个英语数额真的等同那个中文数额。

结语

各位CLECSS友，写作并非难事，不是什么火箭科学。所以大家不用担心自己写得不好。关键是自己是否用心写作，所谓用心不外乎就是确保自己所写的东西正确，你反复问自己：名字对吗？日期对吗？金额对吗？中英文版一致吗？不断反思，自然能完善文件，减少书写错误。这样无论我们求职或执业，都能更顺畅。各位年轻律师好运！